Jak lepiej zorganizować czas?

0
438

 

Duża ilość obowiązków i różnorodność ról, jakie pełnimy we współczesnym świecie wymusza na nas konieczność dobrej organizacji czasu. Musimy należycie wypełnić służbowe obowiązki, ale nikt nie chce by cierpiały na tym dom i rodzina. Dobrze by było, gdyby zostało też trochę czasu na relaks. Nawet jeśli jakoś udaje nam się to wszystko ogarnąć, to często żyjemy w stresie i ciągłym pędzie. Można coś na to zaradzić, stosując się do kilku wskazówek.

 

Wszystko zapisuj i ustal priorytety

Nasz umysł jest jak komputer. Gdy będzie miał włączonych zbyt wiele procesów na raz – zawiesi się. Codziennie wkładamy nowe rzeczy do naszej podręcznej pamięci. Samo pamiętanie o wielu zadaniach jest dla nas pewnym obciążeniem, z którego często nie zdajemy sobie sprawy. Dlatego warto zapisywać to, co mamy do zrobienia. Często zdarza się tak, że chcąc szybko odhaczyć sporo spraw, wpisujemy w kalendarz za dużą liczbę zadań, a potem nie udaje nam się ich zrealizować. Dzieję się tak, bo nie wiemy, ile czasu zajmują nam kolejne czynności. Aby lepiej planować dzień dobrym pomysłem jest mierze czasu trwania naszych codziennych czynności. Dzięki temu będziemy mogli bardziej realistycznie wybrać ilość zadań na dany dzień, jak również odkryjemy, na czym możemy zaoszczędzić nieco czasu. Być może minuta w jedną czy w drugą stronę wydaje się nie robić różnicy na pierwszy rzut oka. Jednak w skali dnia, tygodnia, miesiąca gra zaczyna się toczyć o godziny. W skali roku nawet o dni. Zapisywane jest bardzo istotne, ponieważ nasze zadania przestają mieć status “kiedyś zrobię”, a opatrzone datą zyskują “zrobię dziś”. Jeśli nie uda nam się wykonać zadania to przepisujemy je na inny termin. Nie warto obwiniać się, że nie zdążyliśmy dzisiaj. To również byłoby stratą czasu.

entrepreneur-593358_1920

 

Ocal stracony czas

Dopóki nie zyskamy świadomości, ile czasu poświęcamy na różne zadania, dopóty czas będzie nam przeciekał przez palce. W opanowaniu sytuacji, oprócz mierzenia czasu, pomocne będzie zapisywanie przez tydzień czy dwa wszystkich czynności w ciągu dnia. Gdy będziemy mieli już gotowy taki przekrój czynności, sprawdźmy, czy wszystkie są konieczne oraz czy możemy gdzieś wykorzystać czas “podwójnie”. Podczas sprzątania możemy słuchać audiobooka, który pomoże nam rozwinąć umiejętności potrzebne w pracy. Stojąc w kolejce w urzędzie można czytać książkę, a idąc z dziećmi na spacer zrobić zakupy.

 

Wyeliminuj rozpraszacze, zadbaj o skupienie

Sporo czasu kradną nam media społecznościowe i newslettery. Chcąc tylko sprawdzić wiadomości na facebooku wpadamy na ciekawy post, potem klikamy w interesujący artykuł i nim się spostrzeżemy mija pół godziny lub więcej. W skali dnia takie facebookowe zwiedzanie i “rozglądanie się za nowinkami” może być jedną z głównych przyczyn braku czasu. Tak naprawdę nie ma czegoś takiego jak “brak czasu”, bo doba ma wciąż te same 24 godziny. Po prostu trzeba nauczyć się lepiej je wykorzystywać. W tym celu należy wyznaczyć czas na pracę i czas na media społecznościowe. Jeśli śledzimy newslettery również wyznaczymy czas na zapoznanie się z ich treścią. Od czasu do czasu zróbmy przegląd maili przychodzących na naszą pocztę i wypiszmy się z mailingów, które nie wnoszą wartości do naszego życia. Gdy pracujemy wyłączmy telefon. To takie oczywiste, ale w rzeczywistości często lubimy pogadać sobie zamiast zająć się tym co konieczne na ten moment. Aby zyskać czas potrzebujemy w skupieniu wykonać zadanie, aby móc przejść do kolejnego. Brzmi jak ciężka praca od rana do wieczora? Ależ nie. Gdy skupimy się wyłącznie na pracy szybciej ją skończymy i w rzeczywistości zyskamy czas na…. przyjemności i relaks!

 

Rób na 100% lub wcale

Są takie czynności, które możemy połączyć, jednak te wymagające całkowitej uwagi potrzebują 100% zaangażowania. To dotyczy nie tylko pracy i obowiązków, ale również czasu na odpoczynek. Bez prawdziwego relaksu jesteśmy mniej wydajni przez co tracimy czas. Jeśli mamy dużo zajęć i przez to nie zdążyliśmy się wyspać w nocy, skorzystajmy z cudownych właściwości 20 minutowej drzemki. Sprawi, że zregenerujemy aż 30% energii i odniesie lepszy skutek niż wypicie kawy. 100% zaangażowanie dotyczy również rodziny. Jeśli bawiąc się z dziećmi będziemy myśleli o pracy i czekających na nas obowiązkach, one odczują naszą połowiczną obecność i będą domagały się naszej pełnej uwagi. Również z partnerem nie możemy pójść na randkę tylko w częściowym zaangażowaniem, jeśli chcemy mieć udany związek. Skoro robienie kilku rzeczy naraz nie sprawdza się w relacjach z bliskimi, to zastosujmy tę zasadę również w relacjach służbowych.

 

Bądź w teraźniejszości

Trudno skoncentrować się na zadaniach dnia dzisiejszego, jeśli tkwimy myślami w przeszłości lub przyszłości. Gdy doświadczenia z przeszłości wciąż są w nas żywe i determinują to jak wygląda teraźniejszość, stajemy się jej niewolnikami. Rozpamiętując przeszłość lub martwiąc się o przyszłość sami okradniemy sobie czas. Życie może się toczyć tylko tu i teraz i tylko w teraźniejszości możemy zaangażować się w realizację zdań. Aby skupić się na dzisiejszych wyzwaniach musimy wyeliminować inne perspektywy czasowe poza chwilą obecną.

 

Nowa organizacja czasu wymaga stworzenia nowych nawyków i będziemy potrzebować nieco czasu, aby odczuć realne zmiany. Zapisywanie wszystkiego sprawi, że będziemy mogli monitorować postępy i zachęci nas do rozwijania wspierających nas nawyków. Warto zastosować kilka podanych wyżej wskazówek i przetestować ich skuteczność. W końcu może być tylko lepiej, a dodatkowa godzina na relaks z pewnością umili życie każdemu.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here